Współczesne biura to dynamiczne środowiska pracy, w których liczy się zarówno otwartość przestrzeni, jak i możliwość skupienia. Kabiny akustyczne stają się coraz popularniejszym rozwiązaniem, ponieważ pozwalają na komfortowe prowadzenie rozmów telefonicznych, wideokonferencji oraz pracę wymagającą koncentracji. Jak jednak dobrać odpowiednią kabinę do swojej przestrzeni biurowej? Oto kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę.
Zanim zdecydujesz się na zakup, określ, do czego głównie będzie służyć kabina. Możesz potrzebować jej do:
Każdy z tych celów wymaga innego rodzaju kabiny – od małych, jednoosobowych budek po przestronne kabiny dla kilku osób z bardzo różnorodnym wyposażeniem. Dopasowanie rozmiaru i rodzaju kabiny do potrzeb zespołu jest kluczowe, ale warto przy tym zadbać właściwe jej usytuowanie. Należy zmierzyć wolne miejsce w biurze, zastanowić się, czy kabina nie będzie kolidować z układem pomieszczenia, a będzie jego właściwym dopełnieniem. Bardzo częstym błędem office managerów jest sytuowanie kabin akustycznych, zwłaszcza budek telefonicznych, tam, gdzie akurat jest wolne miejsce, a nie tam, gdzie jest to konieczne. Kabina akustyczna musi być ulokowana w bezpośrednim sąsiedztwie zespołu, który najczęściej z niej korzysta i najbardziej jej potrzebuje. Wielokrotnie spotykaliśmy się z sytuacjami, w których Klient kupował budkę telefoniczną i ustawiał ją gdzieś poza open spacem. W efekcie nie była wykorzystywana, bo dystans dojścia do niej był zbyt duży. Dlatego warto przed planowanym zakupem skonsultować istniejący układ funkcjonalny i dokonać odpowiednich rearanżacji, jeśli są one konieczne.
Jeśli Twoje biuro często zmienia układ, pracujecie w zmieniających się zespołach projektpwych lub liczba pracowników, a co za tym idzie aranżacja biura, zmienia się co jakiś czas – bardzo ważne jest, by kabina była mobilna. Mniejsze budki telefoniczne i kabiny jednoosobowe winny mieć wbudowane kółka, które można wysunąć lub odblokować. Większe kabiny powinny posiadać konstrukcję pozwalającą na ich łatwą relokację po tym samym piętrze za pomocą specjalistycznych wózków. W obu przypadkach przesunięcie kabiny jest szybkie, jednak ze względów BHP warto powierzyć to zadanie fachowcom – dlatego na etapie wyboru dostawcy kabin do biura warto zapytać o dostępność takiej usługi i szybkość reakcji na zgłaszaną potrzebę relokacji.
Kolejnym, również ważnym kryterium wyboru boksów akustycznych są względy wizualne. Kabina powinna komponować się ze stylem biura i być przyjazna w odbiorze – ma to być dodatkowe wnętrze do zadań specjalnych, w którym ludzie lubią przebywać. Zadbaj więc o jakość materiałów i ich kolorystykę, bo tu działają zmysły – najpierw wzrok, potem często też dotyk. Myślenie o tak ulotnych kwestiach wydaje się drugorzędne – ale może potem wpływać na intensywność korzystania z kabiny.
Decydując się na mobilny box akustyczny nie zapomnij jeszcze o 3 kwestiach, które należy koniecznie sprawdzić.
Pierwszym jest jakość wentylacji, bardzo istotna dla wszystkich kabin, w których przebywamy dłużej niż 2-3 minuty szybkiej rozmowy. Jak to zmierzyć? Ze względu na różny rozmiar kabin jest jedna uniwersalna metoda – sprawdź w jakim czasie zainstalowana wentylacja wymieni całkowicie powietrze w kabinie. Takie dane musi udostępnić dostawca, a jeśli nie ma tego policzonego, to musi znać co najmniej wydajność wentylatorów, czyli objętość powietrza tłoczonego na minutę (lub w innej jednostce czasu). Jeśli zestawimy to z objętością wewnętrzną kabiny policzymy łatwo czas całkowitej wymiany. I uwaga – ten czas nie powinien być dłuższy niż 3 minuty. Teoretycznie, im jest krótszy tym lepszy, ale zbyt szybka wentylacja powoduje z kolei nieprzyjemne odczucie intensywnego powiewu na użytkowników. Przy okazji warto sprawdzić już na żywo, czy w danej kabinie zamontowano ciche wentylatory, które nie dają męczącego szumu, bo niestety takie objawy występują w niektórych kabinach dostępnych na rynku, zwłaszcza w tych tańszych modelach.
Druga kwestia to oświetlenie. Normy oświetlenia w biurach mówią o 500 lukach na stanowiskach pracy i 300 luksach w miejscach spotkań. To często z kolei za dużo do komfortowej pracy, zwłaszcza że w zamkniętym pomieszczeniu to natężenie działa intensywniej na zmysł wzroku. Dlatego konieczne jest, aby zamawiana kabina posiadał regulację natężenia światła. Warto też zwrócić uwagę na jego umiejscowienie i doświetlenie blatu roboczego lub twarzy w przypadku rozmów na kamerze. O tym, że powinno być to oświetlenie ledowe, chyba nie należy dodawać, najlepiej o średniej temperaturze barwowej – około 3500/4000 K.
Trzecie, o co warto zadbać, to wymagane przyłącza – gniazda prądowe do włączenia laptopa, gniazda sieciowe, jeśli są konieczne, lub USB do ładowania telefonów. Wybieraj kabinę, w której możesz dostosować przyłącza do swoich potrzeb i którą łatwo będzie podłączyć do prądu z floorboxa lub sufitu – sprawdź to koniecznie.
Na koniec zostawiamy temat samej akustyki. Dobre kabiny muszą dawać izolację w dwie strony – izolują dźwięki z zewnątrz, ale też ograniczają słyszalność rozmów prowadzonych w kabinie. I tu znów, jak przy wentylacji, efekt izolacji akustycznej można zamknąć w haśle : ani za cicho, ani za głośno. Dlaczego? Przecież im ciszej tym teoretycznie lepiej? Nic bardziej złudnego. Pomieszczenia przegłuszone są nieprzyjemne w odbiorze. Trudno to opisać, bo efekt tego najlepiej jest odczuć samemu, ale ludzkie ucho zespolone z mózgiem nie lubi pomieszczeń z zerowym echem i kompletnym brakiem jakiegokolwiek szumu. To jest właśnie to, kiedy mówimy, że mamy do czynienia ze świdrującą ciszą. Po drugie pewna przenikalność dźwięku jest konieczna z innego powodu – żadna kabina akustyczna nie może blokować sygnałów alarmowych, które zazwyczaj mają od 80 do 100 dB i muszą dotrzeć do wszystkich osób w biurze w momencie zagrożenia.
Przyjmuje się, że średnie natężenie dźwięku w przestrzeniach biurowych typu open sapce to 70 dB. Jeśli udaje nam się zredukować jego słyszalność wewnątrz kabiny o mniej więcej połowę – to jest to przyzwoity i całkowicie wystarczający parametr. Istotny jest zwłaszcza dla kabin jednoosobowych, w których chcemy pracować w skupieniu. W przypadku kabin do spotkań współczynnik izolacyjności akustycznej (Rw) powinien wynosić co najmniej 30 dB. Jak to działa? Na przykładzie kabiny HUSH Meet Classic, gdzie Rw wynosi 32 dB, możemy powiedzieć, że szum biurowy o wartości 70 dB jest redukowany wewnątrz kabiny do wartości 38 dB, a to poziom hałasu odpowiadający ćwierkaniu ptaków gdzieś wysoko na drzewie lub szeptaniu z bliskiej odległości i to jest dobry wynik. Polecamy jednak, oprócz opierania się na danych, przetestować kabinę pod kątem oczekiwań własnych.
To zresztą dotyczy wszelkich wymienionych tu kryteriów – dla kabin akustycznych nie ma bowiem twardych norm, a najważniejszym kryterium wyboru będzie nasz komfort korzystania z niej w każdym z opisanych powyżej aspektów. Dlatego polecamy przetestowanie kabiny przed jej zakupem oraz konsultację z doświadczonym doradcą, który uwzględni wszelkie Twoje oczekiwania i dopasuje produkt do potrzeb zespołu i możliwości przestrzeni.
